Załącznik do Zarządzenia Nr 7/2018
Dyrektora Białostockiego Teatru Lalek w Białymstoku
z dnia 15 lutego 2018 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

 

BIAŁOSTOCKIEGO TEATRU LALEK

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Białostocki Teatr Lalek,  zwany dalej „Teatrem” jest miejską artystyczną instytucją kultury i działa na podstawie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
   (Dz. U. z 2017 r. poz. 862 ze zm.) oraz statutu nadanego uchwałą nr XXV/255/12 Rady Miejskiej Białegostoku z dnia 26 marca 2012 r.
2. Niniejszy Regulamin określa:

1. zasady kierowania Teatrem;
2. organizację wewnętrzną Teatru;
3. zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy;
4. ogólny tryb załatwienia spraw.

3. Obowiązki Teatru jako zakładu pracy oraz obowiązki pracowników i inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa Regulamin pracy Teatru.
4. Funkcjonowanie i organizację kontroli zarządczej w Teatrze określają zasady organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej, wprowadzone odrębnym zarządzeniem.

 

Rozdział II

Zarządzanie Teatrem

§ 2.

1. Teatrem zarządza, reprezentuje na zewnątrz i odpowiada za całokształt jego działalności Dyrektor Naczelny i Artystyczny, zwany dalej „Dyrektorem”.
2. Dyrektor odpowiada za:

1. realizację zadań statutowych;
2. warunki pracy, BHP, zabezpieczenie ppoż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych;
3. sprawy kadrowe;
4. gospodarkę finansową i efekty ekonomiczne instytucji;
5. funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej;
6. prawidłowe udzielanie zamówień publicznych.

3. Dyrektor jest pracodawcą i bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników Teatru.
4. Dyrektor udziela pracownikom stosownych upoważnień.

§ 3.

1. Dyrektor kieruje Teatrem przy pomocy Głównego Księgowego.
2. Do zadań Głównego Księgowego należy:

1. planowe i celowe realizowanie budżetu instytucji, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2. ustalanie  stanu i wyniku finansowego Teatru;
3. sporządzanie  rocznych planów finansowych, analiz, sprawozdań statystycznych 
   i  bilansowych;
4. dokonywanie wstępnej kontroli:

1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

5. prowadzenie rachunkowości Teatru oraz wykonywanie innych zadań zgodnie z przepisami o głównych księgowych;
6. kierowanie  Działem Finansowo-Księgowym.

3. Obowiązki i odpowiedzialność Głównego Księgowego określa w szczególności ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawa z dnia 27 września 2009 r. o finansach publicznych.

§ 4.

1. Dyrektor, na czas swojej nieobecności, wyznacza spośród pracowników zatrudnionych w Teatrze, osobę do dokonywania określonych czynności w imieniu Teatru.
2. Osoby wyznaczone przez Dyrektora na czas jego nieobecności działają w granicach danego im upoważnienia.

 

Rozdział III 

Organizacja wewnętrzna

§ 5.

W Teatrze wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:

1. komórki organizacyjne:

1. Dział Artystyczny, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (DA), w skład którego wchodzą:
   • Zespół Aktorski;
   • Reżyser;
   • Inspicjent;
   • Konsultant Literacki;
   • Dramaturg;
   • Konsultant Muzyczny.
2. Dział Administracyjno – Gospodarczy, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (DAG);
3. Dział Techniczny, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (DT), w skład którego wchodzi Pracownia Plastyczna;
4. Dział Upowszechniania Teatru, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (DUT);
5. Dział Finansowo-Księgowy, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (DFK).

2. samodzielne stanowiska pracy:

1. Specjalista ds. Organizacyjno-Marketingowych, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (OM);
2. Specjalista ds. Edukacji Teatralnej, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (ET);
3. Specjalista ds. Kadr, który przy znakowaniu spraw używa symbolu (K);
4. Sekretarka, która przy znakowaniu spraw używa symbolu (S).

§ 6.

1. Zasady funkcjonowania komórek organizacyjnych Teatru są następujące:

1. komórką organizacyjną zarządza kierownik działu, bezpośrednio podległy Dyrektorowi;
2. kierownik koordynuje działania merytoryczne działu, odpowiada za organizację i realizację zadań komórki, a w szczególności:

1. nadzoruje wykonywanie powierzonych komórce zadań;
2. przedkłada Dyrektorowi informacje o realizacji zadań i funkcjonowaniu komórki;
3. wnioskuje w sprawach zatrudniania, wynagradzania, nagród i kar podległych pracowników.

2. Dyrektor może ustanowić zastępców kierowników  poszczególnych działów.
3. Ustala się stanowiska następujących kierowników:

1. Kierownik Zespołu Aktorskiego;
2. Kierownik Działu Technicznego;
3. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego;
4. Kierownik Działu Upowszechniania Teatru.

4. Szczegółowe zakresy zadań i obowiązków kierowników działów i innych pracowników Teatru określa odpowiednio Dyrektor oraz Dyrektor przy pomocy kierowników działów.

 

Rozdział IV

Zadania kierowników komórek organizacyjnych

§ 7.

Do zadań kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

1. koordynowanie prac poszczególnych działów przy realizowaniu zamierzeń i planów  merytorycznych Teatru;
2. organizowanie  i planowanie pracy poszczególnych pracowników;
3. opracowywanie zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy pracowników  poszczególnych działów;
4. współpraca z kierownikami poszczególnych działów i samodzielnymi stanowiskami pracy w zakresie ich kompetencji;
5. stosowanie właściwej oceny pracowników, sporządzanie wniosków dotyczących uprawnień związanych ze stosunkiem pracy, przyznawania nagród, wyróżnień oraz kar, w ustalonych w Teatrze terminach;
6. udział w szkoleniach oraz doskonalenie własnych kwalifikacji drogą samokształcenia;
7. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej.

 

Rozdział V

Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych
i samodzielnych stanowisk pracy

§ 8.

1. Dział Artystyczny realizuje podstawowe statutowe zadania Teatru, zgodnie z planami repertuarowymi. Do zadań Zespołu Aktorskiego, który podlega  Dyrektorowi oraz Kierownikowi Zespołu Aktorskiego, a w czasie prób i przedstawień Reżyserowi i Inspicjentowi należy:
   1. realizowanie przedstawień teatralnych zgodnie z planem repertuarowym Teatru;
   2. czynny udział we wszystkich przedsięwzięciach artystycznych i upowszechnieniowych podejmowanych przez Teatr, a w  szczególności:
      1. przygotowywanie powierzonych ról według wymogów reżysera i w ustalonym przez niego terminie;
      2. udział w widowiskach zarówno w siedzibie, jak  i w terenie, wg ustalonego planu;
      3. czynny  udział w kształtowaniu artystycznego  i społecznego programu Teatru;
      4. dbanie o estetyczny wygląd lalek, rekwizytów i kostiumów;
      5. przygotowywanie lalek i rekwizytów do prób i widowisk w siedzibie i w terenie oraz dbanie o ich zabezpieczenie  po skończonej próbie lub widowisku; w  razie gry
      6. w kostiumie – przygotowanie kostiumu przed widowiskiem, a po widowisku zabezpieczenie go przed zniszczeniem przez złożenie go we właściwym miejscu;
      7. stałe podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych i ogólnych, a ponadto dbanie o formę fizyczną i psychiczną dla utrzymania pełnej sprawności koniecznej do wykonywania zawodu;
      8. godne reprezentowanie Teatru poprzez swoją pracę na scenie jak i poza nią.
2. Do zadań Reżysera, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należy:
   1. współpraca przy kształtowaniu i realizacji programu artystycznego Teatru;
   2. współpraca przy realizacji ustalonego repertuaru i nadzorze artystycznym nad spektaklami;
   3. godne reprezentowanie Teatru poprzez swoją pracę na scenie jak i poza nią.
3. Do zadań Konsultanta Muzycznego, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należy kompleksowe przygotowanie muzyczne każdego spektaklu, a w szczególności:
   1. prowadzenie zajęć wokalnych Zespołu Aktorskiego;
   2. opieka muzyczna nad przedstawieniami teatralnymi;
   3. ocena oprawy muzycznej spektakli.
4. Do zadań Konsultanta Literackiego, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należy:
   1. współpraca z Dramaturgiem w tworzeniu i opracowywaniu tekstów umieszczanych na stronie internetowej Teatru;
   2. redagowanie i opracowywanie graficzne w formie elektronicznej repertuaru, druków promocyjnych  i informacyjnych itp.;
   3. opracowywanie i stała aktualizacja strony internetowej Teatru;
   4. opracowywanie wszelkich materiałów informacyjnych w formie elektronicznej.
5. Do zadań Dramaturga, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należy w szczególności:
   1. uczestnictwo i nadzór nad próbami w zakresie struktury przedstawień;
   2. dbałość o jakość literacką realizowanych scenariuszy;
   3. budowanie struktury językowo-literackiej i dramaturgii spektaklu;
   4. dbałość o sprawność, poziom tekstu i przebieg spektakli.
6. Do zadań Inspicjenta, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, należy takie organizowanie prób i  przedstawień   powierzonych  mu  przez  Dyrektora, które zapewni punktualne  ich rozpoczęcie i sprawny przebieg. Inspicjentowi podlegają wszyscy pracownicy artystyczni i  techniczni zaangażowani w próby i przedstawienia.
7. Do zadań Kierownika Zespołu Aktorskiego, należy:
   1. kierowanie pracą Inspicjenta;
   2. koordynowanie i organizowanie pracy Zespołu Aktorskiego;
   3. przygotowywanie i uzgadnianie z  Dyrektorem  planów  pracy artystycznej Teatru;
   4. wykonywanie zadań w zakresie promowania i popularyzacji pracy artystycznej Teatru.

§ 9.

1. Do zadań Działu Technicznego należy:

1. przygotowywanie i obsługa techniczna, oświetleniowa i elektroakustyczna prób i przedstawień;
   1. naprawa i konserwacja urządzeń elektrycznych, elektroakustycznych, scenicznych oraz telewizyjnych w Teatrze;
   2. wykonywanie konstrukcji scenicznych, dekoracji, rekwizytów do przedstawień;
   3. wykonywanie prac stolarskich dla potrzeb wszystkich komórek organizacyjnych Teatru;
   4. przygotowywanie do prób i przedstawień konstrukcji, dekoracji, rekwizytów i lalek;
   5. wykonywanie innych prac związanych z przygotowaniem przedstawień oraz potrzebami Teatru, a w szczególności:
      1. prac modelarskich;
      2. prac krawieckich;
      3. charakteryzacji lalek, malowania dekoracji i rekwizytów;
      4. reklamy plastycznej dotyczącej działalności Teatru;
      5. prowadzenie archiwum lalek i rekwizytów.
2. Działem Technicznym kieruje Kierownik Działu Technicznego Teatru, który również koordynuje czynności Pracowni Plastycznej.

§ 10.

1. Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy:

1. utrzymanie w pełnej sprawności technicznej budynków, pomieszczeń i urządzeń w budynkach należących do Teatru;
2. zabezpieczenie i ochrona mienia Teatru;
3. zapewnienie porządku i czystości w Teatrze oraz na posesjach należących do Teatru;
4. zabezpieczenie przeciwpożarowe Teatru oraz tworzenie warunków bezpiecznej pracy pracowników;
5. stała konserwacja urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków Teatru;
6. zaopatrywanie w sprzęt, materiały i urządzenia konieczne do wykonywania przedstawień i prawidłowego funkcjonowania wszystkich komórek organizacyjnych Teatru;
7. prowadzenie spraw transportu samochodowego oraz centrali telefonicznej;
8. zapewnienie pracownikom Teatru odzieży roboczej i ochronnej oraz środków czystości i bhp.

 

2. Działem Administracyjno-Gospodarczym kieruje Kierownik  Działu Administracyjno – Gospodarczego.
3. Kierownikowi Działu Administracyjno-Gospodarczego powierza się wykonywanie zadań związanych z realizacją udzielanych zamówień publicznych, na podstawie obowiązujących  przepisów.

                                                                         § 11.

1. Do zadań Działu Upowszechniania Teatru należy:

1. organizowanie różnych form popularyzacji spektakli przygotowywanych przez Teatr,
   w celu zapewnienia maksymalnej frekwencji i wpływów;
2. organizowanie działań parateatralnych i promocyjnych mających na celu poszerzanie kręgu odbiorców działalności Teatru;
3. tworzenie optymalnych warunków obsługi widzów, zapewnienie im bezpiecznego przebywania w Teatrze;
4. organizowanie działalności objazdowej Teatru – pełnienie przez organizatorów widowni funkcji kierownika objazdu;
5. pełnienie funkcji kierownika widowni (dyżur administracyjny) oraz organizowanie dyżurów innych pracowników wyznaczonych przez Dyrektora Teatru, niepodporządkowanych kierownikowi Działu;
6. sprzedaż biletów zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz organizowanie sprzedaży teatraliów.

 

2. Działem Upowszechniania Teatru kieruje Kierownik Działu Upowszechniania Teatru.

§ 12.

1. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:
   1. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności:
      1. ewidencja operacji gospodarczych;
      2. obieg i kontrola dokumentów księgowych;
      3. gospodarka mieniem Teatru i terminowe rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych;
      4. sporządzanie i prowadzenie sprawozdawczości finansowej;
      5. prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych i przekazywanie informacji ekonomicznych;
      6. należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych;
      7. naliczanie podatków i terminowe regulowanie zobowiązań z Urzędem   Skarbowym;
      8. naliczanie wynagrodzeń i innych wypłat związanych ze stosunkiem pracy;
      9. naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i ich odprowadzanie w wymaganych terminach.
      10. systematyczne analizowanie gospodarki finansowej instytucji i przekazywanie        aktualnych informacji Dyrektorowi Teatru;
      11. prowadzenie kasy głównej Teatru.
2. Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy.

§ 13.

1. Pracownicy samodzielnych stanowisk pracy, w zakresie powierzonych zadań samodzielnie realizują działania merytoryczne, odpowiadają za organizację pracy i wykonywanie zadań.
2. Pracownicy samodzielnych stanowisk pracy podlegają bezpośrednio Dyrektorowi.
3. Szczegółowe zakresy obowiązków pracowników samodzielnych stanowisk pracy określa Dyrektor.

 

§ 14.

1. Do zadań Specjalisty ds. Organizacyjno-Marketingowych należy prowadzenie spraw w zakresie:

1. pozyskiwania sponsorów oraz funduszy pozabudżetowych na rzecz Teatru;
2. wnioskowania o dofinansowanie projektów w funkcjonowaniu teatru ze środków budżetu państwa oraz z funduszy europejskich;
3. działań marketingowych;
4. public relations;
5. współpracy w tworzeniu prawa wewnątrzzakładowego.

2. Specjalista ds. Organizacyjno-Marketingowych współpracuje z kierownikami działów i samodzielnymi stanowiskami pracy przy opracowywaniu projektów regulacji wewnętrznych.

§ 15.

Do zadań Specjalisty ds. Edukacji Teatralnej należy:

1. prowadzenia szeroko rozumianej działalności edukacyjnej w zakresie dziedzin prezentowanych przez Teatr;
2. współpraca ze szkołami, instytucjami, organizacjami pozarządowymi w zakresie promocji i reklamy działalności Teatru;
3. popularyzację zagadnień z dziedziny sztuki teatralnej w środowisku dzieci i młodzieży poprzez współpracę ze szkołami;
4. prowadzenie zajęć teatralnych w formie warsztatów;
5. współpraca z innymi instytucjami kultury;
6. współpraca z innymi działami i komórkami organizacyjnymi w szczególności Działem Artystycznym, Działem Upowszechniania Teatru oraz Specjalistą ds. Organizacyjno-Marketingowych;
7. stały monitoring programów i projektów adresowanych do instytucji kultury w zakresie organizacji i pozyskiwania funduszy na działalność edukacyjną Teatru.

§ 16.

Do zadań Specjalisty ds. Kadr należy:

1. prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, spraw osobowych pracowników Teatru;  
2. obsługa programu kadrowo-płacowego i programu ZUS-u „Płatnik”;
3. kontrola i aktualizacja  treści  regulaminów  obowiązujących w Teatrze;
4. prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń  Socjalnych;
5. kontrola ustalania i rozliczania czasu pracy przez kierowników działów;
6. nadzór nad archiwum zakładowym.

§ 17.

Do zadań Sekretarki należy:

1. obsługa sekretariatu;
2. prowadzenie terminarza i wyjazdów służbowych Dyrektora (rezerwacja biletów lotniczych, hoteli etc.);
3. współpraca z Kierownikiem Zespołu Aktorskiego w sprawach organizacyjnych, związanych z wyjazdami zagranicznymi zespołu teatralnego (bilety, noclegi, procedury wizowe);
4. koordynacja zadań związanych z tworzeniem druków, wydawnictw;
5. zabezpieczenie i koordynacja tłumaczeń dokumentów i materiałów dotyczących Teatru;
6. prowadzenie archiwum artystycznego:

1. zakładanie i rejestracja teczek archiwizujących kolejne premiery;
2. archiwizowanie bieżących artykułów prasowych dotyczących Teatru;
3. archiwizowanie materiałów dokumentujących działalność upowszechniającą kulturę (Galeria Teatru, wydawnictwa, nagrody, konferencje prasowe, spotkania z twórcami);
4. obsługa interesantów (przygotowanie materiałów archiwalnych, udzielanie  informacji);

 

7. obsługa korespondencji Dyrektora i przygotowanie pism zgodnie z wytycznymi;
8. obsługa kontaktów międzynarodowych i krajowych wynikających z działalności Teatru;
9. prowadzenie rejestrów prawa wewnątrzzakładowego i wydanych upoważnień;
10. udział w organizacji spotkań, konferencji prasowych i premier;
11. wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego, zgodnie z umiejętnościami i kwalifikacjami.

§ 18.

W razie zmiany zadań komórek organizacyjnych lub poszczególnych pracowników, przekazanie akt następuje na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.

§ 19.

Schemat organizacyjny Teatru stanowi załącznik do Regulaminu organizacyjnego Białostockiego Teatru Lalek w Białymstoku.

 

Rozdział VI

Ogólny tryb załatwiania spraw

§ 20.

Oświadczenie woli w imieniu Teatru składa Dyrektor.

§ 21.

1. Skargi i wnioski wpływające do Teatru podlegają rejestracji i rozpatrywane są przez Dyrektora.
2. Pisma w sprawach dotyczących Teatru wymagają podpisu Dyrektora lub upoważnionego przez niego pracownika.
3. Informacji w sprawach dotyczących Teatru udziela Dyrektor lub uprawnieni  pracownicy.

 

Rozdział VII 

Postanowienia końcowe

§ 22.

Zmiany postanowień niniejszego Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.