W BTL została opracowana i wdrożona dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych. Aktualnie obowiązująca treść dokumentacji została wprowadzona Zarządzeniem Nr 16/2019 Dyrektora Białostockiego Teatru Lalek w Białymstoku z dnia 29 listopada 2019 r. w sprawie wprowadzenia w Białostockim Teatrze Lalek w Białymstoku dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych w Białostockim Teatrze Lalek w Białymstoku i obejmuje:
- Politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych w Białostockim Teatrze Lalek;
- Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych;
- Procedurę zarządzania incydentami związanymi z bezpieczeństwem informacji.
Ponadto w Białostockim Teatrze Lalek:
- Pracownicy przetwarzają dane osobowe na podstawie wydanych przez ADO upoważnień.
- W BTL została założona i jest prowadzona ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
- Osoby wykonujące prace/zlecone czynności, w celu wykonania tych prac/ zleconych czynności uzyskały od ADO indywidualne zgody na przebywanie w obszarze przetwarzania danych.
- W BTL została założona i jest prowadzona ewidencja osób, którym udzielono zgody na przebywanie w obszarze przetwarzania danych osobowych oraz ewidencja osób, które zapoznały się z dokumentacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych w BTL.
- Wszystkie osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych w BTL składają oświadczenie o znajomości swoich obowiązków, procedur w zakresie przetwarzania danych w BTL oraz o odpowiedzialności w przypadku naruszenia obowiązujących w BTL regulacji wewnętrznych oraz przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych. Nowi pracownicy są indywidualnie szkoleni w zakresie ochrony danych osobowych.
- W BTL został założony i jest prowadzony Rejestr zbiorów danych przetwarzanych w Białostockim Teatrze Lelek w Białymstoku oraz Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe.
- W Teatrze została założona i jest prowadzona ewidencja podmiotów, którym udostępnia się dane osobowe oraz z którymi została zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych.
- W BTL jest prowadzony Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych oraz Rejestr czynności przetwarzania.
- Przynajmniej raz w roku dokonuje się analizy ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych w BTL, jak również sprawdzenia zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Przynajmniej raz w roku dokonuje się przeglądu infrastruktury komputerowej.